Privacyreglement Vereniging Huurgenoot
Vastgesteld door de algemene vergadering van de vereniging Huurgenoot op 26 oktober 2011
Inleiding
De Vereniging Huurgenoot en de leden/bewonerscommissies hebben in het kader van hun doelstellingen kennis van en/of leggen persoonsgegevens vast van huurders, kopers, overige bewoners en woningzoekenden waar zij, in het kader van hun werkzaamheden, mee in aanraking komen. Huurgenoot acht het van groot belang dat deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Huurgenoot houdt zich – als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) – voor de verwerking van dergelijke gegevens in alle gevallen aan de regels van de Wbp.
In dit reglement is vastgelegd hoe Huurgenoot en haar leden/ bewonerscommissies met bedoelde persoonsgegevens omgaan.
Waar in dit reglement sprake is van Huurgenoot gelden de bepalingen voor zowel Huurgenoot, als voor zijn leden/bewonerscommissies.
Artikel 1 Definities
In dit reglement hebben de volgende begrippen de navolgende betekenis:
Stadgenoot:Stichting Stadgenoot
Huurgenoot:De Vereniging van bewonerscommissies
Bewonerscommissie:De commissie zoals bedoeld in de Overlegwet en erkend door Huurgenoot en Stadgenoot.
Complexvertegenoordiger:een bewoner, erkent is door de vereniging als vertegenwoordiger van dat complex zonder dat daar een bewonerscommissie bestaat en die geacht wordt de belangen te behartigen van dat complex.
Beheerder: Degene die in opdracht van Huurgenoot belast is met het beheer van de persoonsgegevens., te weten het secretariaat.
Betrokkene:Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Ontvanger: Degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.
Persoonsgegeven:Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verstrekken van gegevens:Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
Verwerking van gegevens: Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens.
Artikel 2 Doel van de gegevensverwerking
1. De verwerking van persoonsgegevens door Huurgenoot vindt plaats in het kader van de statutaire doelen van Huurgenoot, waaronder het in en buiten rechte behartigen, mede in het kader van de volkshuisvesting, van de belangen van de zittende huurders en toekomstige huurders, medehuurders en bewoners van woningen in eigendom of in beheer bij de woningbouwvereniging.
Artikel 3 Verwerking van persoonsgegevens
1. Huurgenoot verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig voor de in artikel 2 genoemde doeleinden.
2. Persoonsgegevens worden door Huurgenoot slechts verwerkt indien:
a. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. Als de persoonsgegevens door de Stadgenoot aan Huurgenoot zijn verstrekt gaat Huurgenoot ervan uit dat deze toestemming is verleend;
b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of wenst te worden;
c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen; of
d. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Huurgenoot.
3. De door het bestuur van Huurgenoot aangewezen beheerder handelt overeenkomstig dit reglement en de Wet bescherming persoonsgegevens.
4. Waar in dit reglement wordt gesproken van Huurgenoot zijn deze regels ook op het niveau van haar leden/bewonerscommissies van toepassing.
Artikel 4 Verstrekking van gegevens
1. Tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een van de in artikel 2 genoemde doeleinden of van een wettelijke bepaling, verstrekt Huurgenoot persoonsgegevens slechts aan derden na de gerichte toestemming van betrokkene.
2. Gegevens van betrokkenen worden niet aan derden verstrekt voor commerciële of charitatieve doeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.
3. Gegevens kunnen voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt. In de resultaten van deze onderzoeken zijn de gegevens niet meer te herleiden tot natuurlijke personen.
Artikel 5 Recht op inzage
1. Een betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens (“recht op inzage”).
2. Verzoeken tot inzage worden schriftelijk ingediend bij Huurgenoot. Het verzoek wordt ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.
3. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.
4. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin betrokkene inzage wenst, wordt deze derde eerst gehoord voordat inzage wordt verleend. Indien de derde geen inzage in zijn gegevens wenst of indien het horen van de derde onmogelijk is, zal de beheerder de gegevens van de derde afschermen.
Artikel 6 Recht op correctie
1. Een betrokkene heeft het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van diens gegevens indien deze onjuist zijn, in strijd met de Wet bescherming persoons gegevens of andere wetten zijn opgenomen of niet ter zake doende zijn (“recht op correctie”).
2. Verzoeken tot correctie worden schriftelijk ingediend bij Huurgenoot. Het verzoek bevat de voorgestelde wijzigingen. Het verzoek wordt ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.
3. Op een verzoek tot correctie wordt door Huurgenoot binnen vier weken schriftelijk beslist of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een afwijzing van het verzoek tot correctie wordt met redenen omkleed.
4. In geval van correctie zal Huurgenoot derden aan wie of door wie de onjuiste gegevens van de betrokkene zijn verstrekt, op de hoogte brengen van de wijzigingen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.
Artikel 7 Recht op verzet
1. Een betrokkene kan verzoeken diens gegevens niet te verstrekken aan bepaalde ontvangers (“recht op verzet”). Betrokkene moet hiervoor zwaarwegende bijzondere persoonlijke omstandigheden aanvoeren.
Deze zwaarwegende omstandigheden kunnen zijn dat betrokkene wil dat zijn/haar
gegevens niet bekend worden omdat de privacy van deze persoon worden geschaad. Overigens dienen deze gegevens als lid van de vereniging wel bekend te zijn binnen
Huurgenoot.
2. Het verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Huurgenoot. Huurgenoot beslist binnen vier weken op dit verzoek. Huurgenoot is in ieder geval niet gehouden om gehoor te geven aan een verzoek indien het verzoek betrekking heeft op verstrekking van gegevens waartoe Huurgenoot van overheidswege verplicht is.
Artikel 8 Bewaartermijnen
1. De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk één jaar nadat de relatie met betrokkene is beëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld, tenzij deze persoonsgegevens langer bewaard dienen te blijven ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
Artikel 9 Klachtenregeling
1.Indien een betrokkene van mening is dat dit reglement niet wordt nageleefd of dat de Wet bescherming persoonsgegevens niet correct wordt uitgevoerd door Huurgenoot, kan hij een klacht indienen bij Huurgenoot. De beslissing van Huurgenoot op de klacht wordt schriftelijk aan betrokkene medegedeeld.
2. Ten vervolge op de in lid 1 bedoelde klachtenprocedure kan een betrokkene:
a. een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten;
b. een verzoek indienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in diens geschil met Huurgenoot.
Een verzoek(schrift) kan worden ingediend binnen zes weken na ontvangst van de beslissing van Huurgenoot.
Artikel 10 Geheimhouding, beveiliging
1. Alle personen die werkzaam zijn bij Huurgenoot of ten dienste van Huurgenoot werkzaamheden verrichten en daarbij kennis nemen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding tenzij hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Zij hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie.
2. Huurgenoot treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verrijking.
Artikel 11 Bijzondere gegevens
1.De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levens overtuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, is verboden. Hetzelfde geldt voor strafrechtelijke persoons gegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag.
Artikel 12 Inwerkingtreding, reikwijdte, wijzigingen, publicatie
1. Dit reglement is vastgesteld door de Algemene Vergadering van Huurgenoot en treedt in werking op ….
2. Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd, met dien verstande dat het reglement te allen tijde door de Algemene Vergadering van Huurgenoot kan worden gewijzigd, aangevuld of ingetrokken. Wijzigingen of aanvullingen vinden plaats met inachtneming van de door de wetgever gestelde regels.
3. Alle kwesties die betrekking hebben op het verwerken van persoonsgegevens en waarin dit reglement niet voorziet, worden ter beoordeling voorgelegd aan het bestuur van Huurgenoot.
Dit reglement ligt voor een ieder ter inzage op het kantoor van Huurgenoot, gelegen aan Nieuwezijds Voorburgwal 32, 1012 RZ Amsterdam en is in te zien op de website van Huurgenoot: www.huurgenoot.nl
Privacyreglement vastgesteld op 26-10-2011 1